Fecha de apertura
23/01/2025 14:00
Fecha de cierre de consultas
15/01/2025 17:00
LPI: Adquisición e Implantación de Nuevo CRM
Este llamado tiene como objeto la adquisición e implantación de una de las siguientes plataformas SaaS para la gestión integral de la información de los beneficiarios (centros educativos, estudiantes y docentes de la educación pública y privada de nuestro país) de Ceibal que se mencionan a continuación:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
Se informa que se modificó el pliego General, para facilitar lectura las mismas fueron resaltadas en amarillo.
PRORROGA
Nueva fecha de cierre de consultas: 15 de enero de 2025, hasta la 17:00 hs
Nueva fecha de apertura de ofertas: 23 de enero de 2025, hora 14:00
Pliego Técnico Lpi CrmLeer más
La licitación es exclusiva para Salesforce y Dynamics. Montevideo COMM como proveedor actual va a presentar una propuesta actualizando la versión actual, cumpliendo todos los puntos requeridos. ¿La propuesta se tendrá en cuenta?
152
idem anterior
Respuesta realizada el 17/01/2025 09:41
La licitación es exclusiva para Salesforce y Dynamics. Montevideo COMM como proveedor actual va a presentar una propuesta actualizando la versión actual, cumpliendo todos los puntos requeridos. ¿La propuesta se tendrá en cuenta?
151
En el pliego técnico se especifican los productos que son objeto del llamado y serán analizadas aquellas propuestas que cumplan con los requisitos obligatorios.
Respuesta realizada el 17/01/2025 09:41
Los usuarios de solo lectura estarán detras de un firewall corporativo en todo momento o se pueden conectar desde cualquier lugar?
149
Los usuarios en general se van a conectar desde cualquier lugar y dado que es un producto Saas entendemos que tiene que contar con los niveles de seguridad que se requieren.
Respuesta realizada el 16/01/2025 16:00
23. Para las personalizaciones, ¿hay alguna restricción sobre las bibliotecas o frameworks que pueden ser utilizados?
148
Las restricciones están dadas por los niveles de seguridad y que permitan usar los formatos, colores y calidad de las imágenes corporativas. Adicionalmente debe asegurarse que los utilizados tengan mantenimiento, comunidad activa y documentación.
Respuesta realizada el 16/01/2025 16:00
22. ¿Cuáles son las expectativas en cuanto al manejo de datos multilenguaje y personalización regional?
147
Las personalizaciones que serían de gran ayuda son mas de configuración flexible del lenguaje, es decir poder usar el lenguaje corporativo y no tanto regional o de idioma. Ej. En un CRM existen empresas, para nuestra organización son Centro Educativos por lo que en el uso del lenguaje del producto debería poder usar como entidad centros educativos y no empresas.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:56
21. En los flujos de trabajo mencionados en el pliego, ¿existe algún requisito particular de integración con servicios de mensajería o notificaciones push específicas?
146
Si. Contamos con API de integración tanto para SMS como para Mail. En el caso de Whatsapp hoy día no contamos con dicha integración y debemos construirlo.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:55
20. Capacidades actuales del ERP:
¿El ERP interno soporta flujos bidireccionales de datos (envío y recepción) con el CRM, y bajo qué protocolos (SOAP, REST, etc.)?
145
Si. Se podrán usar SOAP y REST.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:54
19. Estructura de datos:
¿Se dispone de una documentación detallada sobre las estructuras de datos y los endpoints de las APIs existentes?
144
Existe documentación de los servicios y contamos con equipos técnicos internos que serán parte del proyecto para resolver cualquier duda o problemática.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:53
18. APIs disponibles:
¿Ceibal ya cuenta con las APIs de integración para el ERP desarrollado internamente? De no ser así, ¿el proveedor será responsable de desarrollar las APIs para las integraciones requeridas?
143
Existen varios servicios proporcionados por el proveedor del ERP y en caso de requerirse específicos se podrá evaluar su desarrollo de forma interna o con el proveedor.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:52
17. Inicio del proyecto:
Una vez adjudicado el contrato, ¿cuál es el tiempo estimado para el inicio formal del proyecto?
142
El inicio del proyecto se estima para el segundo quarter del año.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:51
16. Respecto a la apertura de sobres programada para el 23 de diciembre, ¿se espera que la DEMO del sistema esté lista para ese día y sea presentada inmediatamente, o se otorgará un tiempo adicional para su preparación y presentación? En caso de otorgarse tiempo adicional, ¿cuál sería el plazo específico para coordinar y realizar la DEMO, considerando la disponibilidad de los equipos técnicos de Ceibal?
141
No. La demo será agendada con cada uno de los oferentes una vez que se hayan analizando las propuestas. Aquellas propuestas que cumplan con las formas solicitadas serán contactadas para realizar la demo y se acordará la fecha en la que deba llevarse a cabo.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:49
15. ¿Ceibal cuenta actualmente con un Tenant de Microsoft 365 o alguna suscripción activa a servicios de Microsoft, como Microsoft 365, Azure u otros?
140
Si. Contamos con un Tenant de Microsof 365.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:47
14. ¿Se espera que el CRM tenga la capacidad de enviar notificaciones en tiempo real a otros sistemas, como el ERP o las plataformas educativas, cuando se produzcan eventos específicos en el CRM (por ejemplo, la creación de un nuevo caso o la actualización del estado de una entrega)?
139
No. Las notificaciones o alertas se envían vía mail a los grupos responsables para mantener a todas las personas involucradas en conocimiento o para que tomen acción sobre el caso.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:46
11. ¿La gestión de llamadas entrantes/salientes solo se remite al proceso de registro o debe haber otros procesos y herramientas relacionados?
136
Si, se remite a registro de registro de los casos e interacciones.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:45
13. Se menciona la integración con el sistema de Login Unificado mediante el protocolo CAS 6.2.2, ¿se requiere alguna configuración específica o desarrollo adicional para esta integración? ¿CEIBAL proporcionará la documentación técnica y el acceso necesario para realizar las pruebas de integración? Contar con detalles sobre la integración con CAS nos permitirá planificar y ejecutar esta parte del proyecto de manera más eficiente.
138
La integración con CAS será necesaria solamente en el portal de autogestión. Contarán con documentación y asistencia técnica en caso de requerirse para el momento que esta etapa del proyecto lo requiera.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:43
Se utilizará Inconcert para la gestión de campañas de marketing y comunicación, o se limitará a la gestión de canales de atención al usuario?
137
Solamente a demanda pero es gestionado por el proveedor de Contact Center. Actualmente se le envía al proveedor el listado con los números de contacto para realizar dicha campaña. Aclarar que hoy se realiza de forma tercerizada porque no contamos con un sistema que nos lo permita realizar y es una de las razones por las que es necesario el cambio del CRM actual.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:40
10. ¿Qué versión de Inconcert utilizan actualmente Ceibal?
135
El producto Inconcert no pertenece a Ceibal, es el software utilizado por el proveedor del Contact Center. El proveedor actual del Contact Center utiliza la versión Inconcert 6 (I6).
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:38
8. ¿Qué nivel de detalle se espera en el cronograma a alto nivel para la estrategia de implantación? ¿Qué hitos principales se deben incluir? El documento solicita un cronograma a alto nivel, pero es importante aclarar el nivel de detalle y los hitos específicos que Ceibal espera ver en esta etapa.
134
El cronograma o plan de trabajo debe contar con la información de fases, hitos críticos por fase o que el oferente entienda importante resaltar, tiempos estimados (en semanas o meses), responsabilidades de oferente y responsabilidades de Ceibal.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:37
6. ¿Cuáles son las funcionalidades críticas que Ceibal espera del CRM para la gestión de campañas de marketing y comunicaciones? Si bien se mencionan las campañas, es importante comprender las expectativas específicas de Ceibal en cuanto a las funcionalidades que se consideren críticas para el éxito de las campañas.
132
Uno de los factores mas importantes que nos impulsa a buscar esta nueva a herramienta es poder realizar las segmentaciones de forma flexible para generar automáticamente dichas campañas que pueden ser para comunicar algo o para invitar a participar de eventos / actividades. El foco esta en poder hacerlas dinámicamente y obtener información de seguimiento de cada campaña.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:34
Para el RFP13, ¿ustedes ya tienen identificadas los casos de uso de campañas que se deben configurar? ¿Cuantas son?
127
Los tipos de campañas varían año a año. Las campañas son definidas por los diferentes programas educativos.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:31
¿En qué se diferencian los usuarios de Gestión de Casos y los usuarios de Atención a los Usuarios?
125
Los usuarios de Atención al Usuario son aquellos que hacen la primera atención. En caso que la solicitud o consulta no la puedan resolver en la primera línea de atención dicho caso es derivado a usuarios internos de la organización que son quienes gestionan casos y brindan la segunda línea de atención. Estos últimos se agrupan en lo que llamamos grupos responsables.
Ambos grupos deben poder crear casos.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:30
En seguimiento a la pregunta 86 sobre la Gestión de Formularios, ¿podrían detallarnos el uso específico de cada formulario y la cantidad mensual de respuestas que recibe cada uno?
122
Actualmente se utilizan Formularios para agilizar la atención al beneficiarios. Hoy tenemos disponibles para el usuario unos 27. Estos formularios pueden contar con automatismos que generar casos específicos o solamente quedar en una bandeja para que un operador del Call Center tome acciones. En promedio llegan unos 2000 formularios mensuales.
Adicionalmente se pueden generar de forma dinámica formularios específicos para recolectar información para un evento / actividad por ejemplo.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:29
RFP-7 ¿Peuden compartir el detalle de los SLA que esperan gestionar?
111
Actualmente se gestionan los siguientes niveles de servicio hacia el beneficiario:
Tiempo de respuesta: Refiere al tiempo que sucede entre que se registra la consulta y se registra la primera respuesta.
Tiempo de resolución: Refiere al tiempo que trascurre desde que se registra hasta que se da por resuelto el problema o consulta.
Tiempo de ciclo: Se refiere al tiempo total que estuvo abierto el ticket diferenciando los tiempos por responsable o grupo responsable.
Respuesta realizada el 16/01/2025 15:26
5.6 REQUISITOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA LA COMPRA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Y HORAS DE DESARROLLO: Favor de compartir políticas de Ceibal para el manejo de autentificación de usuarios y contraseñas.
121
Compartimos nuestro Manual de políticas de seguridad de la información y la Especificación de nuestra política de contraseñas.
Respuesta realizada el 10/01/2025 08:54
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7. ¿Hay algún desafío particular que Ceibal anticipa en la fase de adopción del CRM por parte de los usuarios que deba ser abordado con anticipación? Se menciona el desafío de implementar el CRM en paralelo con la operación de la organización. Sin embargo, creemos importante preguntar si existen otros desafíos o preocupaciones específicas relacionadas con la adopción del sistema por parte de los usuarios, como la resistencia al cambio o la falta de familiaridad con la nueva plataforma
133
Como mencionamos existe un gran desafío que es implementarlo en paralelo, o sea que ambos sistemas van a convivir por x tiempo y que ambos deben estar actualizados, pero además los procesos gestionados en el CRM, como son la carga de datos de beneficiarios, entrega de equipos, atención al usuario y las instalaciones, se crearon considerando algunas restricciones del CRM actual por lo que otro gran desafío es identificar puntos de mejora en todos estos procesos principales de la operativa.
Por otro lado, actualmente las campañas de comunicación se realizan por fuera del CRM por lo que hay que construir el proceso dentro del nuevo CRM y esto puede ser un desafío adicional.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:52
5. En cuanto a la gestión de reparaciones (RFS-3), ¿qué tipo de información técnica sobre las instalaciones de conectividad se requiere registrar en el CRM? ¿Se espera que el CRM gestione el inventario de repuestos o esta función se delegará al ERP? Clarificar los detalles de la gestión de reparaciones nos permitirá diseñar una solución que se ajuste a las necesidades específicas de CEIBAL.
131
En las instalaciones se registran datos técnicos de tipo de instalación, tipo de conexión, rangos de IP, cantidades de Access Point, un plano de instalación, fechas, versiones, materiales utilizados, descripciones y pruebas realizadas de conexión.
En el soporte de estas instalaciones se ingresan comentarios de la falla encontrada, materiales utilizados, y si sustituyen se registran los datos de la nueva instalación.
En ambos casos se deben considerar integraciones con ERP quien gestiona los stocks y activaciones de activos fijos en caso que correspondan.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:46
¿Qué tipo de integración se espera para la gestión de reparaciones (tiempo real o por batch) y cuál será el sistema que tendrá la información principal de los ítems de repuestos (CRM o ERP)? Es importante determinar si la información se actualizará en tiempo real o por lotes y qué sistema tendrá la prioridad en la gestión de los repuestos.
130
Las reparaciones en la primera etapa se registran en desarrollos propios y se sincronizan en tiempo real generando casos e interacciones en el CRM y estas integraciones deben ser consideradas en el proyecto de implantación. La gestión de stocks de repuestos se realiza en el ERP.
En una segunda etapa el objetivo es sustituir el desarrollo propio por una funcionalidad en el CRM que brinde la misma información y permita a los centros de reparación la registración. En este caso también la gestion de stocks se realiza en el ERP por lo que existen integraciones con el módulo de almacenes de nuestro ERP.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:45
¿Qué tipo de datos históricos se consideran necesarios migrar del CRM actual al nuevo sistema? Esta pregunta busca aclarar qué datos específicos, además de la información de beneficiarios activos, sus interacciones y asignación de equipos, se consideran relevantes para la migración.
129
La totalidad de la información que se deberá migrar se va a definir en el marco del proyecto en cuanto a su volumen pero se deberán considerar todas las entidades, o sea todo dato relevante para brindar servicios a los beneficiarios personas como a los centros educativos, por lo que los casos y asignaciones no son solo la de equipos sino que también la de las instalaciones de internet en centros educativos, los registros de los centros educativos relativos a proyectos ejecutados, ej: Ceibal en inglés, Pensamiento computacional.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:44
En cuanto al alcance del proyecto para servicios de conectividad y reparación, ¿se incluye la gestión de repuestos y la generación de órdenes de trabajo, o se limita a la generación de un caso de soporte?
128
La gestión de los respuestas y su stock se realiza en el módulo de Almacenes de nuestro ERP, la solución propuesta debe permitir contar con servicios que realice las interfases necesarias para mantener actualizado dicho stock. Para este llamado se deberá ofertan una solución para cubrir el proceso completo, es decir, desde la recepción del pedido o de instalación o de reparación hasta su resolución.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:42
En el RFP13, ¿podemos proponer reemplazar Mailchimp y MailUP por nuestro sistema de Marketing (que en nuestro caso es Dynamics 365 Customer Insights - Journeys) o debemos integrarnos y usar Mailchimp y MailUP para el envío de correos?
126
Es posible hacer una propuesta de cambio incluyendo los costos asociados pero siempre en el entendimiento que será evaluado el cambio pero no necesariamente adjudicado por lo que debe presentar ambas opciones para ser evaluadas.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:37
¿Qué hacen los usuarios de Gestión de Casos?
124
Para dar respuestas a ciertos casos registrados se deberá permitir redirigirlas a las diferentes áreas para dar resolución y para ellos existen grupos de usuarios responsables y permisos sobre los diferentes tipos de caso. El rol de gestión de casos refiere justamente a poder dar permisos de generación de interacciones por tipo de caso a diferentes usuarios o grupos de usuarios.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:35
¿Qué hacen los usuarios transaccionales (interoperabilidad)?
123
Los usuarios transaccionales solo se usan para crear y actualizar información desde servicios web (API o WS). Se especifican dado que en algunas plataformas estos usuarios tienen costo diferencial.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:34
3.2 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA (Demos) Favor de compartir proceso y datos de ejemplo para que la demostración tenga mayor apego al proceso actual de Ceibal.
120
En la Demo se deben presentar los 4 casos de uso que se especifican en el Pliego Técnico. Caso 1: Registración de una persona beneficiaria, pueden usar cualquier dato considerando las asignación a un centro educativo con su grado y grupo para un estudiante por ej. y para un docente con la materia que imparte.
Caso 2. Proceso de entrega de un dispositivo laptop a un estudiante por ejemplo.
Caso 3. Hace una campaña de comunicación de un evento por ej segmentando docentes que imparten tal materia.
Caso 4. Realizar consulta de un usuario perteneciente a un grupo responsable de responder un caso de entrega de equipo por ejemplo.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:33
5.1. Licenciamiento ¿se puede compartir información de las funciones que realiza cada rol declarado en la tabla de licenciamiento, de manera de poder precisar las licencias que requerirá cada uno de estos roles?
119
Superusuario: Usuario experto de TI con permisos totales para gestionar soporte general y nuevas necesidades de configuraciones
Atención al usuario: Usuario con permisos de creación y actualización de la información para el soporte directo al beneficiario
Administradores: Usuarios administradores del sistema, creación de accesos y creación de perfiles.
Gestión de casos: Usuarios internos para la gestión de la respuesta de casos según grupo responsable (área)
Gestión de asignación de productos (entregas e instalaciones): Usuarios internos que tienen a su cargo el proceso de entregas e instalaciones.
Deben poder crear asignaciones nuevas de equipamiento a beneficiarios personas o centros educativos. Control sobre las configuraciones
necesarias para el registro.
Usuarios transaccionales (interoperabilidad): Usuarios que son utilizados desde los servicios web para la interoperabilidad con sistemas de la
organización.
Gestión de formularios: Usuarios internos que crean y manejan la información recolectada con los formularios.
Comunicaciones con beneficiarios (canales): Usuarios que manejan las consultas por los diferentes canales de comunicación.
Marketing / Campañas: Usuarios encargados de campañas y comunicaciones segmentadas.
Consulta: Usuarios solo consultan información según perfil de acceso.
La plataforma debe permitir crear diferentes perfiles de acceso según las áreas de negocio a las que pertenece.
Esta lista fue realizada según los tipos hoy existentes pero según el producto pueden surgir más perfiles o roles que se compongan con más de un perfil.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:31
RFS-3 ¿En que sistema gestionan el inventario de repuestos?
118
El stock se gestiona en el ERP de K2B, módulo de almacenes.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:29
RFS-2 ¿Qué se realiza en esta integración? La inteligencia artificial debe ser recomendada por nuestra parte o poseen algún sistema?
117
En el requerimiento RFS2 se refiere al registro en cada centro educativo de los equipos de conectividad. Lo que se desea es poder realizar la registración del proceso de instalación de los equipos desde la solicitud o demanda recepcionada hasta el registro de qué equipos están instalados en dicho centro. No se requiere en este caso inteligencia artificial.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:28
RFP-13 ¿Cuántos beneficiarios son los que desean enviar correos y cuántos correos envían mensualmente a cada uno de estos destinatarios? Qué otros canales deberá considerar la campaña?
116
En las campañas de 2024 promedio mensual se enviaron 500.000 envíos por email y 20.000 envíos por whatsapp.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:27
RFP-12 ¿Pueden compartir información técnica de los sistema s integrar en Fase 1?
115
En este caso los desarrollos están desarrollados en Genexus version 17u6. Lo que se pretende en este punto es que existan los servicios web que nos permita integrarnos con el CRM.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:26
RFP-11 ¿Qué proveedor tienen de cada plataforma o se deberá recomendar en la propuesta?
114
En este requerimiento será necesario integrar con las APis de desarrollos personalizados de bots tanto web como whatsapp. En el caso de los SMS la integración es con una API desarrollada por Ceibal para la conexión con más de un proveedor de envío de SMS.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:23
RFP-10 ¿Nos pueden compartir volumetrías, cantidad de integraciones, campos aproximados, métodos a realizar y ejecuciones de todas las integraciones requeridas?
113
El requerimiento al que se hace referencia es específicamente que el producto tenga formas de integración (lectura y escritura) con otros sistemas para que nuestros desarrollos se puedan integrar al nuevo CRM. Desde el CRM las integraciones que deben tenerse en cuenta son aquellas con la plataformas de envío de notificaciones por email, whatsapp o SMS.
A modo de ejemplo, cada inicio de año lectivo los procesos de carga de información desde los subsistemas educativos procesan de forma diaria unos 700.000 líneas aproximadamente de inscripciones.
En el Anexo 2 del Pliego Técnico cuentan con un diagrama de las interoperabilidad del CRM con los sistemas satélites.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:21
RFP-9 ¿A quien estarían destinados estos formularios (usuarios Ceibal o usuarios externos)?
112
Se utilizan para recolectar información o gestionar consultas de nuestros beneficiarios.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:20
RFP-6 Gestión de entrega e equipos, licencias de software etc: ¿Pueden compartir ejemplo de estructura? ¿esta información la requieren a nivel de consulta o se espera algún tipo de gestión sobre esta información?
110
"Actualmente las entregas están reflejadas como ventas y cuentan con los siguientes datos:
Nro de venta, fecha, cliente (identificador del cliente), Nro de Caso, Observaciones, Estado de la venta, PerId (identificador de la persona/contacto),
*Hay otros campos como importe, impuestos, importe total, forma de pago, que en la mayoría van genéricos (entregas a beneficiarios) .pero se han usado en algunas casos.
Estructura de la líneas de la venta:
Nro de venta, Nro de linea , Producto, Estado de la línea, Sub estado de la linea, fecha
La estructura de atributos dinámicos es la siguiente:
Nro de venta, Nro de linea , Atributo (depende del producto de la venta), Valor del atributo, fecha, Activo si o no
*Los atributos dinámicos en el caso de las ventas es para cada producto, o sea es un atributo del producto.
En el caso de la entrega de equipos estos son identificables por la serie (solo para cuando tiene productos serializables, ej : laptops) y la estructura es la siguiente:
Nro de venta , nro de línea , nro de serie, fecha asignación , activo si o no, usuario que asignó
Estructura de datos para los subestados de las líneas de la venta(histórico de estados de las líneas)
Nro de venta, Nro de linea, fecha de modificación, estado y sub-estado actual, estado y sub-estado anterior
Esta información se deberá poder registrar mediante servicios que van a ser llamados desde desarrollos a medida que gestionan las entregas de equipos, a su vez se deben poder registrar de modo interactivo para casos especiales y considerando permisos de usuario, es decir, solo algunos perfiles de usuarios podrán realizarlo de forma interactiva. La consulta deberá poder consultarse para cada beneficiario, especialmente con perfil de usuario de call center.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:18
RG-3 Active Directory se encuentra en Azure Entra?
103
Ceibal posee un esquema híbrido en su infraestructura lo que permite la autenticación tanto en el AD onpremise como también en el tenant de la nube de Azure.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:15
¿Aproximadamente cuántos casos hay hoy en día que son históricos y cuántos casos están abiertos o activos?
98
Al día de hoy contamos 16.5 millones de casos históricos y 300.000 casos abiertos o en proceso.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:14
En el RFP2 - Beneficios, Les gustaría tener un modelo de gamificación para su centro de servicios, que permita mejorar la adopción y engagement de sus beneficiarios y centros educativos?
87
En esta instancia el requisito al que se hace referencia pretende que para los usuarios de call center y de atención al usuarios sea fácilmente identificable si a un beneficiario le corresponde o no un beneficio por el que pueda estar consultando.
Respuesta realizada el 09/01/2025 15:13
¿Nuestros contratos son a 3 años, luego en 3 años se realiza una nueva renovación. Es este punto descalificable?
75
Se deben cotizar los 5 años. En el caso que se plantea en la consulta se debe presentar la cotización por 3 años y la renovación automática por los 2 años restantes.
Respuesta realizada el 09/01/2025 14:15
Estimados,
Con el fin de poder presentar la mejor oferta para Ceibal, solicitamos formalmente una prórroga para la fecha límite de presentación de propuestas y de consultas. Consideramos que una extensión hasta el 27/12 permitirá cumplir con todos los requisitos de manera adecuada.
150
Se otorgó nueva prórroga, por favor ver nuevas fechas de consultas y apertura.
Respuesta realizada el 26/12/2024 09:12
RFP-5 Con que plataformas de correo cuanta Ceibal?
109
En lo que refiere a comunicación de campañas se utiliza MailUP y Mailchimp. Para las notificaciones transaccionales de diversos sistemas se utiliza Mandrill que es una Add-on que utiliza Mailchimp.
Respuesta realizada el 09/12/2024 16:48
RFP-2 Matriz de beneficios: Lo que se espera acá es que se cargue qué beneficio tiene o se espera llevar la matriz de beneficios? de ser lo segundo, por favor compartir las reglas de negocios, ejemplos y datos para definir en estimación
108
Se espera que exista alguna forma que nos permita que una vez definidos los beneficios para el año lectivo se puedan ingresar y que esto sea visible por el call center para brindar mejores soluciones o respuestas.
La matriz de beneficios son reglas y definiciones que realiza el directorio para cada año y estas pueden variar en el año. Son Lineamientos con N Reglas. Ej. Lineamiento: Entrega en primeros de primaria, regla si el beneficiario ya tiene un equipo de tipo A se debe cambiar, si es de tipo B no.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:38
RFP-1 Programas y productos educativos: Favor compartir datos, ejemplos, lo que permita entender el modelo esperado en este punto
107
Un producto / programa educativo es por ej: Ceibal en Inglés o Pensamiento Computacional, son programas donde los centros educativos adhieren y se trabaja con mentores de Ceibal diferentes actividades y proyectos.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:38
RFP-1 Cuantas entidades maestras poseen? Atributos en promedio de cada una de ellas?
106
Las entidades son las mencionadas en el Pliego Técnico en la descripción del requerimiento, las entidades son Personas, Centros educativos, (Considerar estructura de grados por tipo de Centro educativo), Productos (ej: equipos laptops), Asignación de equipos, etc. Cantidad de atributos promedio por entidad, va a depender mucho de la entidad, pero lo importante es que si el producto no cuenta con los suficientes atributos para cubrir todo lo que sea requerido, el producto debe contar con la flexibilidad de agregar más.
Ej.. una persona actualmente cuenta con aprox. 50 atributos pero muchos se crearon por faltantes en la información básica del propio sistema por lo hay que analizar como estructura los datos el nuevo sistema.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:37
RFP-1 La información de beneficiarios que provienen de sub sistemas educativos desde cuantos sistemas provienen y que métodos de integración utilizan ???
105
Tal como se expresa en los Requerimiento de referencia la carga de datos de los diferentes subsistemas educativos (Primaria, Secundaria, UTU y Formación Docentes se hace actualmente por un proceso con el que ya contamos y el requisito es que el producto propuesto debe contar con los mecanismos automatizados (APi, WS) para poder impactar los datos que este proceso actualmente impacta en nuestro CRM.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:36
RG-7 Pueden compartir mas antecedentes técnicos de los sistemas corporativos y de explotación
104
Sistemas de Gestión:
ERP – Sistema de Gestión Financiera Contable (Proveedor K2b Versión FARO) desarrollada en Genexus 17
• CRM - Módulo integrado de gestión de la información de los beneficiarios (Proveedor
MvdComm) version desarrollada en Genexus 9.0
• Ordenes de trabajo - Funcionalidades para la registración de las actividades operativas de la organización (Desarrollos propios en
Genexus 17u6 con generador Java 17)
Base de datos MySql version 5 en producción con proyecto activo de migración a versión 8.
Explotación de información:
Power BI - Version 2.138.1203.0
Redash - Version 8
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:35
Dentro de la Implantación de la solución (Sección 3 de Anexo Técnico), ¿se debe incluir dentro del dimensionamiento de la migración la información de “Portal de Autogestión” (RFS4)?
102
Se entiende que la información del Portal de Autogestión usa la misma información que el CRM, solo que el Portal es la vista del Beneficiario con datos acotados para su propia gestion y consulta. No deberían ser bases diferentes.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:34
Dentro de la Implantación de la solución (Sección 3 de Anexo Técnico), ¿se debe incluir dentro del dimensionamiento de la migración la información de “Reparaciones” (RFS3)?
101
ver respuesta a la consulta 100
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:33
Dentro de la Implantación de la solución (Sección 3 de Anexo Técnico), ¿se debe incluir dentro del dimensionamiento de la migración la información de “Gestión de Instalaciones de conectividad en centros educativos” (RFS2)?
100
Todo lo referente a datos históricos se va a tener que definir en el marco del proyecto ya que en algunos casos se va a requerir una cierta cantidad de datos históricos mayor que en otros.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:32
Con respecto a la migración de datos, ¿Cuentan con una base de datos intermedia para poder hacer los ajustes de limpieza y control de la calidad de los datos durante la migración o se deberá estimar una base de datos en la nube para poder aplicar correcciones y transformaciones?
99
No contamos con base intermedia pero podemos contar con los recursos para crear una.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:31
Se mencionan 1.3 millones de casos por año. ¿Es necesario migrar los casos históricos? ¿Se podrán migrar únicamente los casos abiertos o activos?
97
Como ya se expresó en otras consultas, este punto será evaluado en el marco del proyecto.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:30
En el punto 3 del Anexo, con respecto a la estrategia de gestión de cambio, nos gustaría saber ¿qué áreas de la organización estarán disponibles para llevar a cambio el plan de gestión del cambio? ¿Quiénes van a ser los stakeholders primarios y cuáles secundarios? Esto nos dará una idea de por dónde podemos nosotros iniciar con el plan.
96
Este producto es usado por toda la organización ya que es una herramienta Core para la gestión. Lo que se espera del plan es que se presente una estrategia de comunicación para lograr una apropiación adecuada de cada módulo a medida que son liberados para su uso.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:30
En RU7 - El diseño y la estética, ¿Para validar que el diseño y la estética del producto esta alineada con sus expectativas, vamos a tener acompañamiento de su equipo de diseño o experiencia?
95
Si. Ceibal cuenta con equipo de experiencia de usuario.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:29
En RU6 - Adopción y apropiación, ¿Requieren de apoyo y acompañamiento en la construcción de un plan de lanzamiento del producto, métricas, seguimiento y mejoras?
94
En el pliego técnico se especifica en el punto de implementación de la solución los requerimientos de estrategias y consultores de apoyo.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:28
En RU5 - Usabilidad, ¿Para asegurar la usabilidad, requiere de un diseño previo de experiencia de usuario?
93
No. El producto deberá cumplir con los requerimientos básicos de usabilidad tal cual se expresan en el pliego técnico.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:27
En RFS4 - Plataforma, ¿una vez lanzada la plataforma, requieren apoyo en el crecimiento y optimización de la misma?
92
Todo el producto y no solo el mecanismo de consulta de casos deberá contar con Mantenimiento según se expresa en el pliego técnico. Item 4.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:27
En RFS4 - Plataforma, ¿tienen un MVP (Mínimo producto viable) definido? Si lo tienen, ¿existe una fecha estimada de inicio y lanzamiento de este MVP?
91
La propuesta debe centrarse en que el producto pueda cumplir con el requerimiento de consulta por parte de un beneficiario. Ceibal va a contar con las definiciones de usabilidad y se establecerá en el proyecto las fechas viables para dejar esta funcionalidad operativa.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:26
En RFS4 - Plataforma, cuentan con requerimientos ya definidos y una priorización de los mismos, o nosotros apoyaremos en su definición?
90
Referirse a la respuesta de la consulta 88.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:24
En RFS4 - Plataforma, cuentan design system o lineamientos de marca para realizar el diseño de los flujos de experiencia?
89
Si. Ver respuesta consulta 88.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:23
En el RFS4 - Plataforma, ¿cuentan con flujos de experiencia ya definidos?
88
Si. Se cuenta con un análisis y propuesta realizada por expertos en experiencia de usuario.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:22
Por medio de la presente solicitamos a bien considerar una nueva prorroga para la presentación de las propuestas. Desde ya muchas gracias.
85
Se ha informado que se otorgó nueva prórroga.
Fecha límite de consultas: hasta el 17 de diciembre de 2024, 17:00 hs.
Fecha de apertura: el 23 de diciembre de 2024, 11:00 hs.
Respuesta realizada el 06/12/2024 18:21
Para el RFP9 Gestión de formularios, ¿cuántos formularios se diligencian en promedio al mes?
86
Favor aclarar a qué formularios se refiere:
a los formularios que se generan como nuevos o a cuántas contestaciones,
o al uso que se le da a cada formulario?
Respuesta realizada el 06/12/2024 09:43
Para confirmar sobre el punto: Cantidad de usuarios que acceden de forma mensual (promedio): 260 ¿se refiere a los beneficiarios que ingresan mensualmente a un portal de consultas y gestiones? o de los ¿450 usuarios activos de la plataforma los internos de Ceibal sólo 260 ingresan por mes?
79
En este punto se refiere a los usuarios de funcionarios y/o proveedores de Ceibal del CRM. Los valores presentados en el punto de 5.2 Datos de uso, son estrictamente como referencia de uso del CRM actual en promedio. Dentro de los 450 usuarios activos en un promedio mensual 260 son quienes tienes al menos un acceso mensual, pero esto no quiere decir que sean siempre los mismos usuarios.
La cantidad de usuarios requeridos son los expresados en la tabla del punto 5.1 Licenciamiento del pliego técnico.
Respuesta realizada el 03/12/2024 11:34
En el punto: Envíos de emails/sms/whatsapp masivos según segmentación ¿Cuántos envíos al mes se esperan por canal?
80
En 2024 se enviaron en promedio mensual:
500.000 envíos de campañas por email
20.000 envíos de campañas por whatsapp
Respuesta realizada el 29/11/2024 13:57
Los usuarios indicados en atención al usuario y comunicaciones con beneficiarios, serían los que deben estar disponibles para atender a los beneficiarios y colegios vía múltiples canales? Como si fueran el contact center?
76
Si, son todos los usuarios que atienden directamente a usuarios por múltiples canales.
Respuesta realizada el 29/11/2024 13:56
¿Se va a requerir crear la vista 360 de cada beneficiario y colegio?
83
Contar con vista 360 tanto para beneficiarios como para centros educativos es parte de los objetivos principales planteados del cambio del CRM.
Respuesta realizada el 29/11/2024 13:53
El Protocolo CAS de login para beneficiarios es un elemento de descalificación? O puede subsanarse con métodos modernos de autenticación como Oauth 2.0 (Microsoft, linkedIn, Facebook, Google, Twitter), Entra ID, Azure AD, OpenID, SAML 2.0. El protocolo CAS puede integrarse a Azure AD B2C pero puede requerir mayor desarrollo.
82
Como especifica el pliego técnico es un requisito obligatorio utilizar el login único de beneficiarios.
Respuesta realizada el 29/11/2024 13:52
En caso de ser la segunda opción ¿Cuántos usuarios externos (ejm beneficiarios ya sean estudiantes o encargados o directores de instituciones) ingresarían al portal de autoservicio por mes? (favor brindar cantidad de personas por mes, no cantidad de ingresos totales. Si una misma persona ingresa 10 veces favor contarla como una)
81
La cantidad de accesos al portal de autogestión será utilizado por todos los beneficiarios de nuestra organización.
Respuesta realizada el 29/11/2024 13:51
Estimad@s,
consultamos si las cartas de referencias para aquellos antecedentes que se ejecutaron en países extranjeros pueden estar redactadas en ingles?
84
Sí
Respuesta realizada el 28/11/2024 13:49
Que hacen los usuarios de gestion de asignación de productos?
77
Estos usuarios deben poder consultar, modificar y agregar una asignación de un beneficio a una persona o centro educativo. Ej. Agregar un laptop a un docente o estudiante.
Respuesta realizada el 28/11/2024 10:26
¿Cuantos GB de datos posee la BD actual? Se espera que se migren todos los datos de la BD actual a la nueva?
78
La base de datos de CRM actual tiene 179 GB. En relación que información se migrará respondemos, al igual que ya se realizó en la consulta nro. 24, que se va a tener que migrar toda la información que sea necesaria para la operación diaria y evaluar en el marco del proyecto la información histórica que se requiera.
Respuesta realizada el 28/11/2024 10:25
Con respecto al RU6: El sistema deberá ser de fácil adaptación y apropiación por parte del usuario tanto en la gestión del sistema como en el uso final. ¿Cómo se mide este requerimiento? ¿Cuál es el estándar mínimo?
69
Éste requerimiento se va a evaluar con la demo de producto, según lo expresado en el pliego técnico punto 3.2, con pruebas donde participan usuarios finales.
Respuesta realizada el 25/11/2024 12:20
Se desprende que Ceibal pretende implementar un CRM de clase mundial, en particular entre MS Dynamics y Salesfore, existió una evaluación previa para llegar a estos "finalistas". Hay una preferencia de Ceibal por una u otra herramienta (al margen que se presuponga que ambas pueden cubrir las necesidades).
55
Durante el 2024 Ceibal ha llevado adelante una Consultoría específica con expertos, que realizaron relevamiento de los procesos de Ceibal y las necesidades planteadas para este nuevo sistema además de la investigación de productos del mercado.
Ceibal no tiene preferencia por una u otra herramienta.
Respuesta realizada el 22/11/2024 17:03
En el caso que el oferente prevea subcontratar parte de los servicios comprendidos en el objeto del presente llamado, deberá indicar con precisión en qué área y actividad subcontratará. Que información y/o documentación se requiere de la empresa subcontratada?
74
Ver punto 2.5 C del Pliego. Respecto del subcontratista Ceibal podrá controlar lo mencionado en el punto 2.5 A del Pliego.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:57
Con respecto al RU5: El producto deberá contar con una interfaz de usuario de fácil uso e intuitiva que evite errores o dificultades en la experiencia de uso. ¿Cómo se mide este requerimiento? ¿Cuál es el estándar mínimo?
68
Éste requerimiento se va a evaluar con la demo de producto, según lo expresado en el pliego técnico punto 3.2, con pruebas donde participan usuarios finales.
Igualmente cabe destacar y contextualizar que para este tipo de producto de software se debe ponderar la funcionalidad por encima de la usabilidad.
Esto se debe a que es un sistema de gestión a la interna de Ceibal, el cual será utilizado por personal idóneo y capacitado en cada rol y tarea a realizar en el sistema.
Esto no quita la importancia de la usabilidad, pero si hace que no sea un factor crítico en la toma de decisión y evaluación de las ofertas.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:55
con respecto al RFP11. Integración con canales de comunicación ( Chatbot en Whatsapp , Chatbot Web, , SMS, llamadas y correo electrónico). y plataformas de gestión de canales (Inconcert, central telefónica). ¿Qué es Inconcert y que integración se requiere? ¿Qué central telefónica están manejando actualmente?
61
Ceibal trabaja con un proveedor de Contact Center y el Inconcert es una plataforma que gestiona diferentes canales de comunicación.
Para lo que es telefonía, tiene diseñado un IVR (Respuesta de voz interactiva) que tiene interacciones con CRM.
Ejemplos de interacción:
Al ingresar su cédula puede brindar información sobre reparaciones de equipos o si llega a atención personalizada, se despliega la ficha del usuario al operador que atienda la llamada.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:53
No tenemos socios de negocio que realicen servicios de implementación y que a su vez que estén autorizados a entregar propuestas de licencias de contratos directos, solicitamos que sean entregadas por separado, que el socio de negocio entregue su propuesta de servicios de implementación y el socio autorizado la propuesta de licenciamiento, esto les permitirá evaluar y realizar una mejor selección, en una etapa posterior ambos podrian realizar una asociación. Podemos proceder de esta manera?
59
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:46
Está definido aunque sea a alto una expectativa o tope presupuestario para la presente licitación?
56
Dada la naturaleza del servicio a adquirir, el monto será consecuencia de las ofertas recibidas. Centro Ceibal espera que los oferentes realicen su mejor esfuerzo, sin perjuicio de las restricciones presupuestales presentes o futuras que Centro Ceibal considere al momento de la adjudicación.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:45
Dada la naturaleza del servicio a adquirir, el monto será consecuencia de las ofertas recibidas. Centro Ceibal espera que los oferentes realicen su mejor esfuerzo, sin perjuicio de las restricciones presupuestales presentes o futuras que Centro Ceibal.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:45
Modalidades de Presentación de Ofertas¿Es posible que un Reseller "Contractor" sea parte de mas de 1 oferta presentandose en dos modalidades distintas en el marco de esta licitación? Específicamente, la primera modalidad sería presentándose de forma directa, subcontratando a un proveedor para la realización de la implementación y servicios. La segunda modalidad consistiría en formar un consorcio con un proveedor diferente al anterior, quien también se encargaría de la implementación y servicios
73
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:42
Consulta sobre Modalidades de Presentación de Ofertas:
¿Es posible que un Reseller (Prime Contractor) se presente en dos modalidades distintas en el marco de esta licitación? Específicamente, la primera modalidad sería presentándose de forma directa, subcontratando a un proveedor para la realización de la implementación y servicios. La segunda modalidad consistiría en formar un consorcio con un proveedor diferente al anterior, quien también se encargaría de la implementación y servicios.
72
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:42
Una empresa que provee servicios requeridos en una licitación, puede ofrecer dichos servicios en iguales condiciones a dos oferentes?
Ello considerando que la empresa proveedora de esto servicios no resulta oferente, sino que se encuentra integrada como proveedora en la propuesta de valor de ambos clientes (que sí son oferentes en la licitación)
71
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:41
En pliego técnico en el punto 3, dado que el modelo de negocio de Microsoft , por un lado, hay partners que implementan pero no comercializan las licencias de manera directa, y por otro, por mayoristas que de manera directa facturan los contratos a los clientes pero no implementan, Se interpreta como resultante, que ambos formen un consorcio, segun lo expresado en el punto 2.5 C del pliego general. Es posible considerar el replanteamiento de este pliego para que cada uno cotice por separado?
49
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:41
Una empresa que provee servicios requeridos en una licitación, puede ofrecer dichos servicios en iguales condiciones a dos oferentes?
Ello considerando que la empresa proveedora de esto servicios no resulta oferente, sino que se encuentra integrada como proveedora en la propuesta de valor de ambos clientes (que sí son oferentes en la licitación)
47
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:40
Es posible que un mismo oferente presente dos ofertas diferentes (conformadas colectivamente con dos empresas implementadoras diferentes) Es decir, por ejemplo presente un mismo licenciamiento pero ofertas de Implementacion y soporte distintas?
21
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:39
Conforme con la normativa nacional vigente (artículo 4 Bis Ley 18.159 - Defensa de la libre competencia en el comercio), es una práctica expresamente prohibida “4) Establecer, concertar o coordinar las ofertas o la abstención en licitaciones, concursos o subastas”.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:20
¿Es posible presentar más de una propuesta (por ejemplo, una para cada plataforma CRM) o se debe optar por una sola?
20
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:38
Es posible presentar oferta por cada plataforma, son dos ofertas distintas que serán evaluadas individualmente
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:49
Impacto en la propuesta: Solicitar confirmación sobre cómo afectará la oferta el hecho de no incluir el costo del licenciamiento, ya que el rol de nuestra empresa es el de consulting partner (Implementación) y no el de proveedor de licencias (Salesforce o Resellers Autorizados).
10
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:38
El licenciamiento es de cotización obligatoria, ver punto 3 Pliego Técnico. El oferente puede presentarse individualmente o en forma colectiva conforme lo indica el punto 2.5 C del Pliego General.
Respuesta realizada el 11/11/2024 12:27
Responsabilidad sobre el licenciamiento: Confirmar si acepta que la responsabilidad de contratar las licencias recaiga directamente en CEIBAL, ya sea con Salesforce o mediante resellers autorizados.
9
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:37
El responsable frente a Ceibal por toda la oferta (punto 3 del Pliego Técnico) es el oferente, quien puede presentarse individualmente o en forma colectiva conforme lo indica el punto 2.5 C del Pliego General.
Respuesta realizada el 11/11/2024 12:26
Microsoft trabaja con socios de negocio, la propuesta de servicios de implementación sería enviada por el socio de negocios respectivo, en el caso de Microsoft la propuesta de licencias para un contrato directo seria preparada por Microsoft directamente y presentada por parte de los socios de negocio autorizados en Uruguay por Microsoft para administrar este tipo de contratos. Queremos confirmar que podremos presentarnos bajo estas consideraciones?
2
En virtud de la modificación de pliego publicada, remitirse a la nueva versión del mismo.
Respuesta realizada el 22/11/2024 16:36
Sí, en este caso el responsable frente a Ceibal por toda la oferta será el oferente que según la consulta es el socio de negocios. El oferente puede presentarse individualmente o en forma colectiva conforme lo indica el punto 2.5 C del Pliego General.
Respuesta realizada el 11/11/2024 12:25
Respecto al punto 5.3. Firma del Contrato del Pliego de Condiciones Generales, donde expresa que se debe designar a un representante legal con domicilio en Uruguay a efectos de las notificaciones. ¿Es una condición excluyente?
58
No
Respuesta realizada el 21/11/2024 12:16
con respecto al RU7: El diseño y estética deberán ser sencillos de modo de facilitar la experiencia del usuario. Una acción concreta de un usuario no deberá exceder en promedio de 4 interacciones del usuario. ¿Qué se entiende por una "acción concreta"? Por favor, dar ejemplos de acciones concretas y acciones que no se consideran concretas.
70
Una acción concreta hace referencia a una tarea específica, delimitada y con un objetivo claro que el usuario puede completar en el sistema, normalmente asociada a un único propósito o resultado. Estas acciones tienen un principio y un fin claros.
Respuesta realizada el 18/11/2024 16:15
Con respecto al RU4: El sistema deberá ser navegable e informar al usuario en todo momento sobre dónde se encuentra y en caso de errores, orientar al usuario a continuar con el uso del sistema. ¿A qué hace referencia cuando dice "y en caso de errores, orientar al usuario a continuar con el uso del sistema."?
67
La frase "en caso de errores, orientar al usuario a continuar con el uso del sistema." hace referencia a principios de diseño centrados en la usabilidad y recuperación de errores.
Por ejemplo:
Mensajes de error claros y específicos:
Informar qué ocurrió y por qué, utilizando un lenguaje no técnico.
Ejemplo: En lugar de "Error 404", decir: "No pudimos encontrar la página que buscas. Por favor, verifica el enlace o utiliza el buscador."
Propuestas de acción:
Ofrecer soluciones concretas para continuar.
Ejemplo: Si falta un campo obligatorio, indicar claramente cuál y cómo corregirlo ("Por favor, completa el campo de correo electrónico.").
Prevención de errores:
Diseñar interfaces que reduzcan la posibilidad de cometer errores.
Ejemplo: Deshabilitar botones hasta que se completen los campos obligatorios.
Respuesta realizada el 18/11/2024 14:03
Con respecto al RU1: El sistema deberá utilizar escritura simple y breve, ya que los usuarios deben poder leer y saber interpretar rápidamente a dónde ir y qué hacer. Además las modificaciones deben ser fáciles de realizar. ¿Cómo se mide este requerimiento? ¿Cuál es el estándar mínimo?
66
Escritura simple y breve:
Verificar con usuarios mediante pruebas de lectura en voz alta: los usuarios deben comprender y explicar correctamente los textos sin dudas significativas.
Rapidez de interpretación:
Medir el tiempo promedio que los usuarios tardan en identificar y navegar hacia una sección específica durante una prueba de usabilidad. Estándar: aproximadamente 5 segundos, o menos, para textos principales.
Estándares mínimos:
Legibilidad: Cumplir con WCAG 2.1 y un nivel de lectura de 9.º grado.
Usabilidad: Puntaje de System Usability Scale (SUS) superior 70 en pruebas con usuarios.
Fuentes:
WCAG 2.1 - W3C (https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/)
System Usability Scale (SUS) - IxDF (https://www.interaction-design.org/literature/article/system-usability-scale)
Prueba de legibilidad (https://www.seobility.net/es/wiki/Prueba_de_legibilidad_de_Flesch-Kincaid)
Respuesta realizada el 18/11/2024 14:01
con respecto al RFS1: Audiencias Publicitarias. ¿Qué medios externos de publicidad digital, específicamente, se están considerando? ¿A que se hace referencia cuando se dice "Siempre y cuando dicha información se encuentre protegida al amparo de la normativa vigente"?
64
Los medios principales que esperamos conectar son con Meta y Google. Respecto a la "normativa vigente" se refiere al uso de los datos y su cumplimiento con las leyes de protección de datos personales vigentes.
Respuesta realizada el 18/11/2024 13:59
Con respecto al RFS3: Reparaciones: Nuestra organización cuenta con el servicio de reparación tanto de los dispositivos. Es requerido para esta fase del proyecto poder resolver toda la funcionalidad de registración de la actividad de reparación, controles que correspondan, y registración de los repuestos consumidos tanto en CRM como en ERP. ¿Qué ERP está usando Ceibal actualmente?
65
ERP-K2B.
Respuesta realizada el 15/11/2024 16:28
con relación al RFP10Integración con sistemas de registros y gestión que Ceibal utiliza hoy día: La herramienta debe contar con mecanismos que permitan la comunicación entre sistemas. Es un requerimiento obligatorio que se cuente con APIs, y/o Web Services (WS) que permitan conectar la información (tanto como entrada como salida) con otros sistemas. ¿Con qué sistemas se haría la integración? ¿Estas integraciones las hacemos nosotros o las hace Ceibal, bien sea con recursos propios o de terceros?
60
Tal como se expresa en el Pliego Técnico, la herramienta debe contar con los mecanismos para que los sistemas desarrollados por Ceibal o por terceros pueda acceder a la información del CRM asi como también impactar (insertar / actualizar) información en el CRM. En este proyecto de implantación será necesario generar los mecanismos para que estos sistemas logren la interoperabilidad con el CRM.
Respuesta realizada el 15/11/2024 16:15
con respecto al RFP15 Posibilidad de desarrollar Chatbots de atención como parte del sistema Omnicanal de comunicación con los usuarios, mediante sistema ITR y con uso de Inteligencia artificial. ¿Qué se entiende por sistema ITR? ¿Cuáles serían los casos de uso para la utilización de la inteligencia artificial?
63
El requerimiento es que el producto ofrezca la posibilidad de desarrollar chatbots a futuro.
El significado de ITR es: Respuesta de Interacción de Texto
Respuesta realizada el 15/11/2024 16:13
con relación al RFP14 Gestión Omnicanal de comunicaciones: Posibilidad de gestión, envío y registro de comunicaciones. Será necesario gestionar de forma centralizada todos los puntos de contacto de comunicación (saliente y entrante) ya sea a través de Mails, SMS, Whatsapp o similares. ¿Podrían eliminar la expresión "o similares", y en cambio, indicar que otros sistemas quieren incluir en la gestión de omnicanalidad?
62
Nos referimos como "similares" a cualquer plataforma vigente de mensajería como podría ser Telegram, Messenger, etc.
Respuesta realizada el 15/11/2024 16:11
Respecto a la presentacion de las ofertas plego general item 3:
La modalidad de los servicios podra ser Time & Materials y la forma de pago, podra ser mesual en funcion a las horas ejecutadas y aprobadas? o debera ser modaidad alcance cerrado con hitos de facturacion?
Respecto a las licencias, se debera regir por la modalidad de facuracion deacuerdo al contrato con Microsot.
57
La modalidad es alcance cerrado con hitos facturables. En caso que existan desvíos por cambios de alcance se tratarán como cambio de alcance con un ajuste de horas aprobado.
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:55
Para poder hacer una mejor planificación sobre el tipo de licencias que irían adquiriendo y renovando en los sucesivos años, ustedes podrían darnos un estimado de cantidad de suscripciones por roles en base a un total de 100 para el primer año, divididos en CRM, Services y marketing y un % de crecimiento para los siguiente años sobre cada uno de ellos?
54
Al no contar con suficiente conocimiento de los productos no estamos en condiciones para definir cantidades por roles. En el pliego técnico punto 5-Dimensionamiento se presenta una tabla con cantidades por funcionalidad. Se espera que el oferente asocie los diferentes roles para cubrir las funciones con los diferentes tipos de usuarios del producto ofrecido.
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:54
El contrato que deberia firmar una vez adjudicada la oferta, cuando se envia para ser revisado?
53
Nos remitimos a lo dispuesto en el punto 5.3 del Pliego General.
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:52
Para el 5.2. del pliego general Constitución de Garantía: tratandose de una empresa extrajera, que es lo que recomendan?
52
Nos remitimos a lo expuesto en el punto 5.2 del Pliego General
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:52
Para el punto 8 del plego general. Se puede enviar el estatuto certificado para acreditar por ser extranjera?
51
Ver punto 2.5 B del Pliego General.
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:51
En caso de tener que hacer un cosnsorcio, en el punto que menciona: "Acta que exprese la intención de consorciarse, con certificación notarial de firmas, detalle de los servicios que tomará a su cargo cada integrante del consorcio, así como las proporciones con que participa cada uno.".
El acta podría ser una DDJJ, o debe ser un acta societaria?
50
Puede ser una declaración jurada
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:49
Para las tareas presenciales a cubrir en un 30%. En cuanto a los viaticos, mobilidad traslado y permanecia. Se puede proponer que en cada mes se presentan las facturar correspondientes a Ceibal?
48
No se pagarán dichos rubros por separado. Los costos directos e indirectos deben estar incluidos en el valor hora cotizado.
Respuesta realizada el 15/11/2024 14:48
¿Existen flujos de trabajo ya definidos para la gestión de comunicaciones entrantes y salientes que debamos replicar?
34
Actualmente no contamos con Flujos definidos para la comunicación saliente o entrante.
Respuesta realizada el 13/11/2024 10:09
Respecto al punto RSF-3 ¿cual ERP es? ¿qué tipo de integración permite (ejm: API)?
Se espera que la integración en tiempo real o por batch?
Los ítems de repuestos tendrían como registro principal el ERP que sobreescribe al CRM o viceversa?
46
El ERP es el de K2B, es un producto desarrollado y mantenido por un proveedor local en Uruguay. La comunicación es WebService y es en tiempo real desde las Órdenes de trabajo, como se muestra en el diagrama del anexo 2 del Pliego Técnico.
La gestión de stocks es del ERP y dependiendo cómo resuelva el nuevo CRM los stocks habrá que analizar si debe o no sobreescribir. Se debe tener en cuenta que los productos tendrán que estar sincronizados o en su defecto identificar código CRM con el código del ERP.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:57
¿Qué KPIs son esenciales para medir el rendimiento de las actividades y procesos de la organización?
36
En el proceso de implantación se tendrán que relevar los indicadores que son necesarios pero podemos mencionar que son todos aquellos que nos ayuden a mejorar la gestión de los casos, como por ej. cumplimiento de SLA.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:43
¿Qué tipo de datos (por ejemplo, registros de contacto, historial de interacciones, datos de centros educativos) son prioritarios para la migración y sincronización?
24
Se deberán migrar todos los datos que hoy existen en el actual CRM, no obstante en el marco del proyecto se tendrá que definir que datos históricos tendrán que ser migrados.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:42
¿Qué nivel de personalización en los reportes es necesario para cumplir con los requerimientos de su equipo?
37
Favor reformular la consulta, aclarar a qué apunta específicamente la consulta
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:18
¿Cuáles son las funcionalidades críticas que espera del CRM para la gestión de campañas de marketing y comunicaciones?
29
La gestión de audiencias y el registro y la gestión de los contactos con los beneficiarios
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:14
Se puede extender el plazo de presentacion de las ofertas 15dias de la fecha solicitada?
1
Se ha otorgado prórroga:
Nueva Fecha Límite de consultas: Martes 26 de Noviembre de 2024, 17:00 horas
Nueva Fecha de Apertura de Ofertas: Martes 3 de Diciembre de 2024, 14:00 horas
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:11
En relación al apartado 2.5 C (subcontratación), solicitamos confirmar: En caso se subcontraten los Servicios de Implementación, las credenciales y antecedentes, casos de éxito, etc. logrados por el Subcontratista, se tendrán como credenciales validas de la Oferta que presente el Oferente (Prime Contractor), sumándose con las del Oferente, teniéndose la totalidad de ellas como credenciales validas del Oferente (Prime Contractor) a los efectos de la evaluación de la Oferta por Ceibal.
45
Nos remitimos a lo dispuesto en el punto 3.2 y 5.5 del Pliego Técnico.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:09
En relación al punto 2.5 C que menciona la subcontratación, se solicita confirmen nuestro entendimiento: En caso de que un reseller (Prime Contractor) subcontrate la totalidad de los servicios de implementación es suficiente la inclusión en la oferta de un documento con carácter de declaración jurada, emitido por el subcontratista en el que (a) se describa el alcance de los servicios subcontratados que integra la Oferta; (b) éste asuma responsabilidad plena por los servicios subcontratados.
44
Se acepta la presentación de declaración jurada que cumpla lo dispuesto en el Pliego.
“En el caso que el oferente prevea subcontratar parte de los servicios comprendidos en el objeto del presente llamado, deberá indicar con precisión en qué área y actividad subcontratará. Los eventuales subcontratos que la empresa oferente proponga para entregar cualquier bien o producir cualquier servicio, no la eximirán en ningún caso de las responsabilidades por la totalidad de la oferta presentada, siendo por ende el adjudicatario el único responsable del desempeño de los subcontratistas, manteniendo el CENTRO CEIBAL únicamente trato directo con el adjudicatario. El oferente no podrá subcontratar otros servicios o suministros a los previstos inicialmente en la oferta, sin la autorización expresa y por escrito del CENTRO CEIBAL”.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:09
Cuando se habla de que el portal le de acceso a toda la comunidad de alumnos, se esta pensando en dar un usuario y password a cada uno? o simplemente se utilizara para los requerimientos que se necesiten?
43
Si se refiere al portal de autogestión, en el anexo 2 del pliego técnico se detalla como un beneficiario podrá acceder al portal de autogestión. Deberá poder utilizar el login que ya utiliza para acceder a las plataformas educativas.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:08
Cuando se habla de escalamiento del licenciamiento, se tiene un plan aproximado de la cantidad de licencias a implementar en cada uno de los años.
42
En el punto 5 del pliego técnico de dimensionamiento se expone un estimado de cantidad de licencias por funcionalidad.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:07
¿Hay algún desafío particular que anticipa en la fase de adopción del CRM por parte de los usuarios que debamos abordar con anticipación?
38
El desafío más importante es hacer el proyecto en paralelo con la organización en funcionamiento, dado que la operativa y servicios de la organización no se detienen. Es importante plantear una estrategia de cambio considerando esto y además con una buena gestión del cambio.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:06
¿Qué tipos de reportes y análisis se utilizan actualmente y deben replicarse en el nuevo sistema?
35
Son reportes de gestión, tanto de casos como de asignaciones de productos (ej laptops).
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:05
¿Qué herramientas o sistemas de mensajería actuales utilizan que necesitan estar integrados al CRM para una experiencia unificada?
33
Actualmente para el envió de correos electrónicos y SMS utilizamos una API desarrollada por nosotros que enlaza con proveedores de servicio de envío tanto para SMS como Correo Electrónico. Esa API nos permite cambiar de proveedor de servicio sin que sean afectados los sistemas que lo utilizan.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:04
¿Cuáles son las expectativas en términos de control de acceso y auditoría de actividades de los usuarios?
32
El producto debe permitir autenticar con Active Directory y contar con diferentes perfiles de usuarios de modo de poder gestionar los diferentes niveles de acceso a la información. En términos de auditoría en el punto 5.6 del pliego técnico pueden encontrar los campos que pueden ser solicitados al momento de hacer una auditoría de cambios o de accesos.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:03
¿Qué normativas de protección de datos deben ser cumplidas (por ejemplo, RGPD u otras leyes locales)?
31
Todo los requisitos de seguridad y protección de datos está detallado en el punto 5.6 del pliego técnico.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:01
¿Qué tipo de reportes y dashboards son esenciales para la toma de decisiones diarias y qué datos específicos deben incluirse en ellos?
30
El producto debe contar con la posibilidad de contar con información de control de gestión para múltiples dimensiones que tendrán que ser definidas en el marco del proyecto.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:01
¿Existen procesos que requieran notificaciones automáticas o alertas específicas para los usuarios?
27
Si, todos los tipos de casos cuentan con alertas por SLA y según el tiempo transcurrido pueden escalar al siguiente nivel.
Respuesta realizada el 12/11/2024 15:00
¿Qué flujos de trabajo actuales incluyen aprobaciones o escalamiento de casos que deban configurarse en el sistema?
26
Todos los tipos de casos que existan deben poder derivarse a grupos responsables de brindar solución o respuesta a lo solicitado.
Respuesta realizada el 12/11/2024 14:59
¿Cuáles son los procesos operativos clave que espera automatizar o mejorar con la implementación del CRM (por ejemplo, asignación de casos, seguimiento de entregas, etc.)?
25
Todos los procesos mencionados en el punto 2 del pliego técnico deben ser considerados para la implementación del producto. Particularmente todo lo que corresponde a comunicación y segmentación son procesos que hoy día no los tenemos en el CRM actual.
Respuesta realizada el 12/11/2024 14:57
¿Qué canales de comunicación son los más utilizados por su organización para la interacción con los beneficiarios (e.g., correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas)?
28
Desde el punto de vista de la comunicación saliente los medios que utilizamos son Correo electrónico, Whatsapp y Redes Sociales.
Desde el punto de vista de comunicación entrante por medio del call center los medios son telefónico a un 0800, correo electrónico, mensajes privados por redes sociales Facebook e Instagram, mensajes via plataformas educativas, chatbot web y WhatsApp no asistidas y asistidas; y Formularios.
Respuesta realizada el 12/11/2024 14:56
Independiente de la responsabiliadd de la oferta en caso de ser conjunta, es posible que Ceibal reciba facturas separadas por la parte de servicios con las de licencias/renovaciones.
41
Sí
Respuesta realizada el 12/11/2024 10:26
¿Se requiere soporte técnico dedicado para la administración y mantenimiento del sistema a largo plazo?
39
Se requiere soporte correctivo del producto tanto estándar como de los desarrollos o adecuaciones realizadas.
Por otro lado se requiere cotización de valor hora pre acordado para el caso de nuevos requerimientos fuera del alcance del proyecto.
Respuesta realizada el 12/11/2024 10:25
¿Existen bases de datos o aplicaciones específicas que deberían integrarse con el nuevo CRM para asegurar un flujo de información eficiente?
23
Sí. El producto deberá permitir integraciones con productos y aplicaciones externas como se muestra en el Anexo 2 del pliego técnico.
Adicionalmente deberá permitir la extracción de información para explotarla y sacar indicadores.
Respuesta realizada el 12/11/2024 10:24
¿Qué sistemas actuales utiliza para la gestión de datos de contactos y beneficiarios, y qué información necesita migrar al nuevo CRM?
22
El CRM actual es un producto desarrollado y mantenido por la empresa Montevideo Comm.
Como mínimo se tendrán que migrar todos los beneficiarios activos, sus interacciones y asignaciones de equipos. Adicionalmente se identificaron datos históricos que son necesarios para el correcto funcionamiento del nuevo CRM así como también necesidades del negocio.
Respuesta realizada el 12/11/2024 10:23
nos podran compartir un diagrama de arquitectura de sistemas actual los cuales debean interacturar con CRM con sus respectivas tecnologías y cuál es la disponibilidad que tiene CEIBAL para ampliar/desarrollarlas
40
El diagrama de interacciones con el CRM se encuentra en el Anexo 2 del pliego tecnico
Respuesta realizada el 12/11/2024 10:22
¿Cuántos oferentes estima el Centro Ceibal que participarán en esta licitación?
18
No se conoce esa información
Respuesta realizada el 11/11/2024 12:25
¿Habrá instancias de reuniones o entrevistas técnicas con los oferentes preseleccionados para aclarar detalles de las propuestas?
17
Conforme se indica en el punto 3.2 Propuesta Técnica-Funcional, literal C se prevé instancia de demo: “Demo y acceso al producto: Como parte de la presentación de la oferta se coordinará una demo específica para Centro Ceibal en la que deberá presentar todas las funcionalidades definidas a continuación”.
Respuesta realizada el 11/11/2024 12:24
Cuando se espera que se entreguen los anexos I y II?
19
Todos los anexos se entregan junto con la oferta.
Respuesta realizada el 11/11/2024 12:24
¿Hay un plazo estimado para la fase de implementación del CRM, desde el inicio hasta la puesta en marcha completa?
16
No hay tiempo estipulado pero se espera que exista una implementación ágil e iterativa donde sea posible contar con funcionalidades liberadas en un tiempo razonable.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:47
Sobre la integración con otros sistemas, en especial los relacionados con la gestión de órdenes de trabajo y BPMS (RFP-12), ¿se requiere la interoperabilidad con sistemas específicos o simplemente la capacidad de conectarse mediante APIs y servicios web?
15
Ambas, ya que en la primera etapa del proyecto se deberán generar las interfaces con Órdenes de trabajo.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:47
En cuanto a la gestión de formularios (RFP-9), ¿existe una herramienta de formularios que Ceibal ya esté utilizando y que deba integrarse con el nuevo CRM, o se desarrollará completamente en la nueva plataforma?
14
Se espera que el producto pueda autocontener formularios, que se provea de la funcionalidad.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:46
¿Podrían detallar si el plan de migración de datos incluye alguna etapa o proceso adicional específico, como auditorías de calidad de datos o pasos adicionales para la limpieza de datos?
13
Se espera que el oferente presente un plan de migración de los datos que considere limpieza y validación de calidad de lo migrado.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:45
¿Qué herramientas específicas o plataformas internas de Ceibal esperan que utilicemos para el seguimiento de incidentes y soporte (como gestión de tickets), y existe algún lineamiento para el registro de tiempos y actividades? O utilizaremos el nuestro propio para el soporte?
12
Para el proyecto se podrán utilizar las herramientas de gestión de Ceibal, una vez adjudicado se les presentarán las herramientas a utilizar y se les crearán los accesos correspondientes.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:45
¿Pueden precisar el porcentaje o las condiciones específicas en las que Ceibal requiere que el equipo esté físicamente en sus oficinas? En el documento se menciona que debe haber un 30% de dedicación presencial, pero ¿hay alguna fase o hito específico en el que se espera esta presencialidad?
11
Se define en conjunto al momento de establecer el plan y estrategia de trabajo planteada una vez adjudicado. Hay momentos claves en el proyecto que la presencialidad favorece el entendimiento de la empresa y el negocio así como también el apoyo en el cambio.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:44
El portal de autogestión tiene que estar disponible para los 700k beneficiarios o para el personal de Ceibal? No queda claro si es un portal para que los beneficiarios puedan levantar los casos de soporte o se espera que sea algo más. Es decir, todos tienen usuario y todos deberían poder loguearse o es un grupo reducido de beneficiarios?
8
Es el portal para todos los beneficiarios. Tiene que estar disponible para todo aquel que use algunos de los beneficios de Ceibal.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:42
En cuanto a servicios de conectividad, cuando se habla de reparación, la gestión de repuestos forma parte del alcance de la propuesta? Podría ser que el alcance sea la generación de un caso para dar soporte y temrine ahí (cómo lo refleja el diagrama). La gestión de la órden de trabajo es parte del alcance?
7
El alcance refiere a la gestion del caso y si la herramienta lo permite la Orden de trabajo con interoperabilidad con el ERP para la gestion de stocks.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:41
Como son las reglas de la matríz de beneficios? Qué complejidad tienen? Podrían darme 3 o 4 ejemplos?
6
Son reglas de segmentación. Es decir por ejemplo: todos los alumnos y docentes de primaria, ciclo lectivo 2024 y que ademas cuenten con un equipo de tipo A actualmente. Estas reglas son definidas anualmente según definiciones de recambios y entregas de equipos. Las reglas pertenecen a un lineamiento y este puede tener N reglas para cumplir dicho lineamiento. Estas Reglas tienen vigencia. Lo que se solicita es poder contar en el CRM con una funcionalidad que muestre cuáles lineamientos y reglas están vigentes y a quienes aplicaría de modo que el Call Center pueda dar respuestas con mayor información del beneficio.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:39
Con qué sistemas hay que integrarse? Cuantas integraciones son aproximadamente? Podrían compartir un listado?
5
El producto obligatoriamente debe contar con APis que permitan interoperar con otros sistemas .
En el caso particular de esta implantación deberán considerarse interfases con los módulos detallados en el Anexo 2 del pliego técnico.
Respuesta realizada el 11/11/2024 09:00
Todas las integraciones van a estar expuestas ahí o hay alguna particularidad? Entendemos que no. Es SOAP o REST?
4
En cuanto al API Gateway, sí se va a utilizar para todas las integraciones con desarrollos propios. Con otras herramientas como el ERP se utilizan las APis proporcionadas por el proveedor del producto.
Son REST.
Respuesta realizada el 11/11/2024 08:59
El API Gateway está expuesto a internet?
3
Si. Una vez adjudicado el proyecto de implantación se entregará la documentación para poder usarla.
Respuesta realizada el 11/11/2024 08:57
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